1.1 Denne Persondatapolitik (’Politik(ken)’) er gældende for samtlige de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig, enten som led i et kunde- eller leverandørforhold, som kontaktperson hos enten en kunde eller en leverandør, som aktionær eller som bruger af vores hjemmeside og de tjenester, som vi tilbyder på vores hjemmeside (’Registreret Person’), herunder ved færden på vores hjemmeside. I Politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne Politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i Politikken, som du ikke kan acceptere. På https://esignatur.dk vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af Politikken.
2.1 Den dataansvarlige virksomhed for behandling af dine personoplysninger er:
esignatur DK ApS
Flæsketorvet 68, 1 sal
1711 København V
+ 45 4358 4058
info@esignatur.dk
CVR: 41201576
(Herefter ’Virksomheden’)
2.2 Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering (’Persondataforordningen’). I tillæg hertil kommer lov nr. 502 af den 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (’Databeskyttelsesloven’)
2.3 Alle spørgsmål vedrørende nærværende Politik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til følgende mailadresse: persondata@esignatur.dk.
3.1 Som Registreret Person hos os, er vi forpligtede til at behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som udbyder af digitale underskrifter og andre relaterede produkter.
4.1 Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:
4.2 Når du eller den virksomhed, du er ansat i, bliver kunde hos os, og vi opretter dig som enten administrator eller bruger, indsamler vi dit navn, din e-mailadresse, dit e-ID (enten Dansk NemID, Norsk BankID eller Svensk BankID), dit generede ID-nummer og evt. medarbejdernummer, stillingsbetegnelse, telefonnummer, brugernavn og krypteret adgangskode.
4.3 Er du eller den virksomhed, som du er ansat i, leverandør til os, indsamler vi almindelige arbejdsrelaterede personoplysninger fra dig i form af de kontaktoplysninger, som du meddeler os i forbindelse med bestilling eller gennemførelse af en ordre, herunder navn, telefonnummer, e-mailadresse og stillingsbetegnelse.
4.4 Når du er besøgende på vores hjemmeside, kan vi indsamle din IP-adresse og følgende almindelige personoplysninger, såfremt du skriver dig op til at blive kontaktet: Navn, e-mailadresse og telefonnummer.
4.5 Er du aktionær i Virksomheden indsamler vi dit fulde navn, billed-ID, CPR nr., telefonnummer og e-mailadresse og oplysninger om ejerforhold. I forbindelse med udbetaling af udbytte indsamler vi ligeledes dit registrerings- og konto nr.
5.1 På vores hjemmeside gøres der brug af ’cookies’ til at indsamle webstatistik. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies er ensbetydende med, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer. Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie således, at du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, så vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dit bruger-id eller andre personlige oplysninger udover, hvad der fremgår af nærværende Politik. Du kan læse vores cookiepolitik her https://www.esignatur.dk/cookie-politik.
6.1 Helt konkret bruger vi dine personoplysninger til flere forskellige formål afhængig af, om du er kunde, kontaktperson hos en kunde eller leverandør, aktionær hos os, eller blot er bruger af vores hjemmeside.
6.2 Er du kunde hos os eller er du ansat hos en af vores kunder, anvender vi dine personoplysninger til at:
kunne oprette dig som administrator/bruger af vores digitale signeringsløsninger og/eller andre relaterede produkter;
stille funktionaliteterne på vores hjemmeside, herunder i vores applikation, til rådighed for dig;
fremsende ordrebekræftelser og fakturaer til dig eller til den virksomhed du er ansat i;
svare på dine eventuelle spørgsmål og efterkomme dine anmodninger;
kunne udføre dine ordrer;
kunne håndtere administration af kundeforholdet til dig/den virksomhed du er ansat i;
sikre et transaktions- og revisionsspor;
kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov;
6.3 Er du leverandør til os eller er du ansat hos en af vores leverandører, anvender vi dine personoplysninger til at:
kunne bestille varer;
kunne administrere leverandørforholdet, herunder betale vores fakturaer;
6.4 Er du aktionær hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:
kunne føre vores ejerbog, herunder sikre din identitet:
kunne indkalde til såvel aktionærmøder som generalforsamling m.v.;
kunne udsende aktionærinformation;
kunne udbetale udbytte;
sikre et transaktions- og revisionsspor;
6.5 Er du alene bruger af vores hjemmeside, anvender vi dine personoplysninger til at:
kunne stille funktionaliteterne på vores hjemmeside til rådighed for dig;
eventuelt at udarbejde statistik om din færden på vores hjemmeside;
optimere vores hjemmesides indretning.
7.1 Når du er kunde eller leverandør hos os eller indgår en anden form for aftale med os, så behandler vi dine almindelige personoplysninger til netop det pågældende formål. Vi kan også behandle dine almindelige personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.
7.2 Er du ansat i en virksomhed, der enten er kunde eller leverandør til os, har vi mulighed for at behandle dine almindelige personoplysninger, fordi vi har en legitim interesse i at behandle oplysningerne om dig, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f), og Databeskyttelsesloven § 6, stk. 1.
7.3 Vi har også en legitim interesse i at behandle dine personoplysninger (dit navn og din e-mailadresse) til brug for markedsføringsformål, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f), og Databeskyttelsesloven § 6, stk. 1. Vores legitime interesse består således i at kende til dine præferencer, så vi bedre kan tilpasse vores tilbud til dig og i sidste ende tilbyde produkter og tjenesteydelser, der bedre opfylder dine behov og ønsker. Vi overholder naturligvis også markedsføringslovens regler. Det er ligeledes med henvisning til Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f), og Databeskyttelsesloven § 6, stk. 1, at vi udarbejder diverse statistikker over antallet af kunder, køb, brug af hjemmesiden, m.v.
7.4 Når du er aktionær i Virksomheden er vi retligt forpligtede til at behandle personoplysninger om dig, Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (c), Databeskyttelsesloven § 6, stk. 1, § 11, stk. 2, 1) og selskabslovens §§ 50-54. Det kan fx være til brug for førelse af Virksomhedens ejerbog, herunder sikring af ejers identitet, samt dokumentation for transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven.
7.5 Er du blot bruger af vores hjemmeside, har vi – i begrænset omfang – brug for at kunne administrere de oplysninger, som du selv afgiver til brug for fx cookie-håndtering. Læs mere i vores cookiepolitik https://www.esignatur.dk/cookie-politik. Vi kan i nogle tilfælde registrere, hvilke IP-adresser, der har besøgt vores hjemmeside. En IP-adresse kan være en personoplysning, og såfremt vi behandler din IP-adresse, så vil det ske på samme grundlag som beskrevet ovenfor under pkt. 2.
8.1 Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os fx med udførelsen af din ordre, eller som bistår os med vores IT-drift, hosting, revision mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores hosting provider og datacenter leverandør, herunder ZenData, 3500 Værløse og Netgroup, 1264 København K. m.fl.
9.1 Vi opbevarer dine personoplysninger efter nedenstående regler:
9.2 Er du kunde eller leverandør hos os eller er du ansat hos en af vores kunder eller leverandører, vil vi opbevare dine personoplysninger i op til 5 år fra aftalens ophør.
9.3 Er du aktionær i Virksomheden, opbevarer vi dine personoplysninger, indtil du ikke længere er aktionær i Virksomheden. Herefter vil vi slette de oplysninger, som vi ikke ifølge reglerne i selskabsloven er forpligtede til at opretholde/gemme, fx som led i Virksomhedens førelse af ejerbogen.
9.4 Er du bruger af vores hjemmeside og samtidig hverken kunde, leverandør eller tidligere kunde/leverandør, herunder ansat hos samme, opbevarer vi de oplysninger, som vi har registret om dig i op til 6 måneder fra det tidspunkt, hvor du udnytter en af vores services på hjemmesiden.
10.1 Indsigt:
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Du kan anmode om indsigt ved at skrive til os på info@esignatur.dk. Derefter vil du blive bedt om at verificere dig selv ved at tilgå følgende link, https://sign.esignatur.dk/blanket/esignatur-indsigt.html. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.
10.2 Berigtigelse og sletning:
Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Du kan anmode om berigtigelse eller sletning ved at skrive til os via info@esignatur.dk. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi – af en eller anden grund – ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.
10.3 Begrænsning af behandling:
Du har – under særlige omstændigheder – ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst ved at skrive til os via info@esignatur.dk, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.
10.4 Dataportabilitet:
Du har – i visse tilfælde – ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst ved at skrive til os via info@esignatur.dk, hvis du ønsker at undersøge mulighederne for dataportabilitet.
10.5 Indsigelsesret:
Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af nærværende Politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os via info@esignatur.dk.
10.6 Tilbagekaldelse af samtykke:
Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.
Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til at modtage salgsfremmende oplysninger og tilbud i almindelighed, herunder med almindelig post, e-mail, via SMS, telefonisk eller via andre elektroniske midler, kan du til enhver tid gøre det ved at skrive til info@esignatur.dk. Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at identificere dig selv. Bortset fra de almindelige kommunikationsomkostninger er dette gratis.
11.1 Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, som du efterspørger, gennemføre dine ordrer, oprette dig som bruger, etc.
12.1 I Virksomheden er vores behandling af personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af Personoplysninger til Databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.
13.1 Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk
14.1 Virksomheden er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af Politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Politikken.
Denne Politik er senest opdateret den 24/05/2018.
